اسناد آرشیوی یکی از مهم ترین منابع تحقیقات تاریخی مورخان به شمار می آید که بر اساس محتوا و انتقال آن از گذشته به زمان حال مورخان اهمیت بسیاری دارد . این منبع دست اول نه تنها از لحاظ محتوایی بلکه از لحاظ شکل گیری در فضای نگارشی و اداری جوامع مختلف قابل بررسی و پژوهش می باشد . هنگامی که اسناد از این منظر مورد مطالعه قرار می گیرند ، شکل گیری و حیات آنها می تواند حاکی از علاقمندی افراد به ثبت اطلاعات شخصی و اجتماعی خود باشد . به عبارتی انسان ها در حیات مادی و معنوی جمعی و فردی خود برای حفظ و انتقال اطلاعات سعی در منقوش نمودن و یا نگارش آن داشته اند که این عامل را می توان شالوده اصلی ثبت اطلاعات و شکل گیری سند به شمار آورد . قدیمی ترین اشاره ها به تاریخچه اسناد شامل لوحه های گلی است که بازرگانان اطلاعات مالی خود را بر روی آن ثبت کرده و به منظور حفاظت از آنها ، لوحه ها را در معابد و جاهای امن نگهداری می کردند . شاهان نیز فرامین خود را بر انواع لوحه ها با شکل ها و اندازه های مختلف حک می نمودند . با مشاهده آسیب پذیری این لوحه های گلی ، شاهان روش دیگری برگزیدند و فرامین و شرح پیروز های خود را بر تخت سنگ های عظیم نقش بستند تا از حوادث دوران در امان بماند . علاقه آدمی به ثبت اطلاعات وی را به یافتن راه حل های تازه ای واداشت و در نتیجه با بکار بردن پوست و ساخت کاغذ ، اسناد نه تنها در مدت زمان کوتاه تری نوشته و از قابلیت حمل راحت تری برخوردار شدند بلکه کمک بسیاری به گسترش نظام دیوانی و اداری دوره های تاریخی نمود .
با نگاهی به گذشته دور اسناد تاریخی می توان نقطه آغازینی را در چرخه حیات این منبع تاریخی فرض نمود که همواره تحت تاثیر عواملی چون دانش و تکنولوژی زمان خود قرار داشته است . با این فرض ، این چرخه حیات به طور مستقل در دوره ای از تاریخ با اختراع کاغذ آغاز شد ، با توسعه صنعت کاغذ سازی و عرضه کاغذ های مختلف دچار تحولات بسیار گردید و با بالا رفتن سطح سواد افراد و تعداد باسوادان جامعه که قادر به نگارش و ثبت اطلاعات بودند گسترش چشمگیری یافت . در کنار عوامل ایجاد کننده عوامل انسانی و طبیعی منجر به نابودی حجم بسیاری از اسناد تولید شده در دوره های گذشته گردید . به عنوان مثال اسناد در ایران مانند تاریخ پر فراز و نشیب آن متاثر از حوادث و وقایع زمان خود بود . در ابتدا وابستگی اسناد به نظام دیوانی باعث گردید که با شکل گیری دیوان ها ، انواع مختلف اسناد مالی ، اداری و نظامی شکل گرفته و مورد استفاده قرار گیرد و با از هم پاشیده شدن نظام دیوانی بر اثر فروپاشی سلسله ها و حکومت ها بسیاری از مکاتبات منسوخ و یا معدوم گردید . گاه صاحب منصبان دیوانی که مورد غضب قرار گرفته و معزول و یا مقتول می شدند اسناد دیوانی به همراه آنها از بین می رفتند . تنها اسناد محدودی از گذشته در دسترس است که بنا به دلایلی مانند زیبایی طرح و نقش ، نوع خطاطی و یا ارتباط عاطفی صاحبان آن با گذشته خود محفوظ ماندند . در کنار عوامل انسانی که نقش بسزایی در نابودی اسناد بازی کردند آسیب های طبیعی از جمله حملات موریانه ، موش ، حشرات مختلف ، اسیدیته و یا پاره شدن اسناد را نباید از نظر دور داشت . البته برخی اسناد وقفی به جهت اعتبار مالی آن و تلاش متولیان برای حفظ اسناد و مدارک مربوطه از طول عمر بیشتری برخوردار بوده اند . در کنار این عوامل مخرب ، تلاش برای جلوگیری از پراکندگی و نابودی اسناد تاریخی برخی نویسندگان را بر آن داشت تا از روی نامه ها و فرامین مهم رونویسی کرده و مجموعه اسناد رونویسی شده را به صورت کتاب در آوردند . این کتاب ها تحت عنوان منشات محتوای تعداد قابل توجهی از اسناد را حفظ کردند .
در حال حاضر حجم انبوهی از اسناد متعلق به اواخر دوره قاجار ، پهلوی و انقلاب اسلامی در آرشیو ملی ایران و دیگر آرشیوهای شخصی و دولتی نگهداری می شوند . حتی با مطالعه سریع فهرست می توان دریافت تا چه حد از حضور عوامل مخرب کاسته شده است . اما باید علل مختلفی را در شکل گیری حجم قابل توجه اسناد این دوره ها نسبت به دوره های قبل از خود برشمرد . دردوره قاجار کاغذ یکی از اقلام مهم وارداتی در دوره قاجار بود که از روسیه و دیگر کشورهای اروپایی وارد می شد . وفور ماده اولیه نگارش که به راحتی و در مقیاس بیشتری نسبت به کاغذهای محدود و دست ساز کارگاهی در اختیار نظام دیوانی و جامعه قرار گرفته بود نقطه عطفی در تولید اسناد کاغذی به شمار می آید . افتتاح مدارس ، بالا رفتن سطح سواد عمومی ، انتشار کتاب و روزنامه و گسترش نظام اداری در اواخر دوره قاجار را می توان از دیگر علل افزایش تقاضا برای کاغذ و ثبت اطلاعات دانست .
آغاز دوره پهلوی را از چند منظر باید نقطه عطفی در تولید اسناد دولتی و شخصی محسوب نمود . سیاست داخلی دولت پهلوی نظام اداری ایران را دچار تحولات بسیار ساخت . در این نظام متمرکز کشور بر خلاف گذشته که به چند ولایات تقسیم می شد و هر یک از ولایات زیر نظر شاهزادگان و حکامی اداره می شدند که کمتر تمایلی به اطاعات از دولت مرکزی داشتند ، ایران به چند استان تقسیم گردید و استانداری و فرمانداری ها تاسیس گردیدند . استانداران زیر نظر وزارت کشور تعیین شده و مستقیما زیر نظر این وزارت خانه فعالیت می کردند . بعد از استانداری فرمانداری ها و ادارات دولتی قرار داشتند . نقطه عطف دیگری که در گسترش تولید سند نقش داشت سیاست آموزش عمومی در دوره پهلوی بود . طبق این سیاست آموزش برای تمامی افراد بی سواد اجباری گردید ، کودکان در ساعات روز مشغول به تحصیل شدند و افراد بزرگسال و شاغل ناگزیر شدند به صورت شبانه و در کلاس های اکابر درس بخوانند و سواد خواندن و نوشتن داشته باشند . به این ترتیب استفاده از کاغذ نسبت به گذشته در تمامی سطوح جامعه رواج بیشتری یافت .
ادارات برای ارائه گزارش های ادرای خود ناگزیر به تنظیم مکاتبات و گزارش های دقیق شدند و از طرفی با از بین رفتن فضای اقتدار حکام محلی بر امور مردم بسیاری از خواسته های خود را به صورت مکتوب به ادارات دولتی ارائه می نمودند و این ارتباط بین دستگاه های دولتی با وزارت خانه ها و دیگر ادارات و هم چنین جامعه باعث شد تا حجم انبوهی از اسناد تولید گردد. با پیچیده تر شدن نظام اداری ایران در دوره های بعد حجم اسناد و مکاتبات نیز افزایش یافت و انواع مختلفی از اسناد مورد استفاده قرار می گرفت . در این دوران به منظور سهولت خواندن متن نامه ها و سرعت در تکثیر آن به مرور انواع دستگاه های تایپ جانشین نویسندگانی گردیدند که به جهت خوشنویسی در ادارات استخدام شده بودند . در سال های اخیر با ورود رایانه و انواع برنامه های نگارشی و ویرایشی که کاربرد وسیع ، سریع و آسانی داشتند جایگزین دستگاه های تایپ گردیدند . ایجاد اتوماسیون های اداری و استفاده از اسناد دیجیتالی گام بعدی بود که به سرعت جای خود را در فضای نگارشی و تحقیقی باز کرد . از طرفی طرفداران حفظ محیط زیست به منظور کاستن از قطع درختان از این روند بسیار استقبال گردند و سیاست صرفه جویی در مصرف کاغذ باعث گردیده تا از تولید حجم انبوهی از اسناد کاغذی کاسته شود . به عبارتی کاربرد وسیع اسند دیجیتالی را می توان نقطه پایانی برای به سر رسیدن عمر اسناد کاغذی دانست . دوره ای که بزودی کاربرد اسناد کاغذی به سر خواهد آمد و اسناد دیجیتالی به طور کامل جایگزین اسناد خطی خواهند شد و در آینده ای نه چندان دور آن تعداد اسناد کاغذی که از گذشته باقی مانده اند در زمره میراث فرهنگی و موزه ای کشورها در خواهد آمد .